金曜の夜中に日本へ向かうので、あと３日で日本行き！
全然、実感が湧きません。。
楽しみだけど、休み前の焦りもあるのが実際。。
気分よく休みを迎えられるように頑張ろう！
１日の流れ
この日は、ちょっと全般に流れが悪し。
ひとつひとつ、確実にこなしていかないと
こうしてツケがまわってくる。
その事を強く感じた１日でした。
小さい事も含めて、やることが多く１つをやり逃すと
連鎖して、色々なモノが抜け落ちてしまう。
これが積み重なった結果だ。
こうならないよう
やるべき時にすべて漏れなくやる必要がある。
これ、口でいうのはカンタンだが意外と難しいもの。
よって、大切なのが仕組み化。
以前に読んだこの本を思い出した。
本当に素晴らしい本だったので記憶に残っている。
そして、仕組みを常に意識している。
仕組み化について
仕組み化って、大きなモノでなくて、リスト化でいい。
やることを見えるカタチに落とし込んで
そこにチェックしていくだけ。
これだけでまったく構わない。
しかし、これがあれば漏れが減らせる。なくせるはず。
何を仕組み化するのか？
このチェックリストを作成する順番としては
「頻度の高いものから順」 がいいと考える。
リスト化したものは、実際に実践していく中で
修正し、改善を加えてより使いやすく
わかりやすく、漏れのないものにしていく。
PDCAサイクルを回すことが重要。
現在、日々の業務で多いのは、やはりメール。
いわば、定型メールに近いものもある。
これを送付する際に、３箇所修正点があるとする。
仮にそれが「会社名」「担当者名」「送付資料名」
だとしたら、その変更に際して注意すべき点をリスト化。これが大切。
そして毎回、送付時にチェックして確認する。
ただこれだけなのだが、大切である。
仮に３項目くらいなら、すぐ頭に入ってしまうが、
この項目が５項目１０項目と増えていけば、
その分 漏れが生じる可能性も高まっていく。
よって、リスト化が大切である。
時間がない中でなんとか捻出して仕事を
確実に進めていくための仕組みを構築していく必要がある。
仕組み化して時間を捻出
仕組み化していけば、
「あれ、漏れてないかな？」「これって１回見直したんだっけ？」
なんていう、何度も同じチェックを繰り返してしまう
そんな時間を節約できたりする効果もある。
文字通り、チェックリストでチェックした形跡を
残していけば、ここまではチェック済、と確認もカンタン。
こうしてリスト化して時間を節約し、捻出した時間で
新たなチェックリストを作成しまた新たに時間を捻出できる、
という好循環が生まれる。
またリスト化してみると、「あれ、これ別の人でもできる？」
なんてことにも気付いたりする事もあって、
カンタンにできそうな事はアシスタントの業務として
落とし込んでいく事もできる。
そうすれば、さらに時間が捻出できる。
こうして業務を回していくことで
仕事の質が担保できて、さらに考える時間もできる。
考える時間もないくらいバタバタな人にこそ
オススメしたい方法である。
小さな一手かもしれないが、大きな一歩。
漏れのないようリスト化していこう。
自分自身の仕事を振り返る
漏れがひとつ起きると次に次に連鎖する。
だからこそ、１つの漏れすら起きないように
仕組み化していく必要がある。
最近、ひとつ仕組み化してチェックリストを
作成した事で、時間が節約できたものがある。
こうしてひとつひとつ進めていこう。
小さな一歩を積み重ねていこう。
１日 ０．１％の成長が
１年後には、１．４４倍
５年後には、６．１９倍
このイメージを持ちつつ、日々改善していきたい。
ミスがあった時こそ、きっちり自分を見直すべき時。
きちんと省みて、改善していこう。
